Gestión de interesados

La gestión de los interesados busca encontrar y establecer relaciones entre los interesados de un proyecto para satisfacer sus necesidades, ya que, si mantenemos a todo el que afecta el proyecto satisfecho, reducimos la probabilidad de fracaso del proyecto en un porcentaje muy alto.

Índice de contenidos
1- ¿Qué es un interesado?
2- Cómo gestionar los interesados de un proyecto
   2.1- Planificación de los interesados
          2.1.1- Identificación y descripción de los interesados
          2.1.2- Clasificación de los interesados
          2.1.3- Plan de gestión de los interesados
   2.2- Seguimiento de los interesados
 

¿Que es un interesado?

¡Quieto ahí! hay que saber lo que es un interesado, también conocido como 'stakeholder', antes de poder empezar a gestionarlos.
Pues bién, un interesado es cualquier persona o entidad que participa en el proyecto o puede verse afectado por la salida de este.

 

Cómo gestionar los interesados

Vamos a ver paso a paso cómo se gestionan los interesados de un proyecto en sus diferentes etapas fases de un proyecto. Hay que tener en cuenta que durante todo el ciclo de vida del proyecto pueden aparecer o desaparecer interesados o cambiar su influencia o interés sobre el proyecto.

Planificación de los interesados

En la etapa de planificación se deben realizar distintas acciones sobre los interesados del proyecto, por lo que cada apartado de ésta sección podría considerarse un capítulo del plan de proyecto.

Identificación y descripción de los interesados

En esta etapa se identifican todos los interesados que participan en el proyecto, por lo que se debería redactar de forma corta su nombre junto con la función que realiza en el proyecto (con 2 líneas es más que suficiente). Vamos a ver un ejemplo:

Pongamos el caso que nuestro proyecto trata sobre la fabricación de unas plantillas deportivas que monitoricen la actividad física de los jugadores de fútbol a través de una aplicación para 'smartphone' para un equipo de futbol.

Entonces esta identificación y descripción se podría realizar de la siguiente forma:

• Jugadores: Seran las personas que llevarán encima las plantillas fabricadas y se verán beneficiados por la monitorización que se pueda realizar.
• FIFA:  És el organismo máximo de gestión de reglas en el mundo del futbol y se tiene que ir con cuidado porque depende de él la aceptación de nuestro producto en los partidos oficiales.

Obviamente habría muchos más interesados, cómo por ejemplo la propia empresa, el sponsor, el club de fútbol que nos contrata (cliente), etc.

Clasificación de los interesados

Una vez se hayan identificado y descrito los interesados de un proyecto, se puede pasar a realizar una clasificación de éstos, ya que no todos tienen el mismo peso sobre el proyecto.
Para ello existen muchas formas de hacerlo, así que vamos a dejaros unas plantillas junto con su explicación para un par de ellas para que lo pongais en marcha lo antes posible:

• Matriz de compromiso: Consiste en plasmar a los diferentes grupos de interesados en relación a su postura frente el éxito del proyecto (inconsciente, resistente, neutral, apoyando y liderando). De ésta forma, para cada interesado que se haya identificado se plasmará en la matriz según su estado actual y el deseado por la organización. Si seguimos con el ejemplo anterior:

Click para descargar plantilla de matriz de compromiso

•  Matriz de poder-interés: Esta matriz nos puede ser muy útil por tal de identificar los interesados más importates en nuestro proyecto. Los que nos queden en el cuadrante sueperior derecha significa que serán interesados clave, mientras que si es el inferior derecha se tendrá que mantener informado (caso de los jugadores). Por contra, si nos quedan en el cuadrante superior izquierda se tendrá que mantener satisfecho, mientras que si es el inferior izquierda se hará un esfuerzo mínimo para gestionarlos, y, por consiguiente, se hará un plan de gestión mucho menos detallado. Vamos a verlo en el ejemplo:
 

Click para descargar la plantilla de matriz poder-interés

Hay que tener en cuenta que estas matrices no son obligatorias y se pueden aplicar otro tipo de dinámicas para clasificar los interesados. Otro ejemplo sería la matriz de poder-influencia.

Plan de gestión de interesados

Una vez se hayan clasificado todos los interesados, se aplicará la gestión para cada uno de ellos . La idea es utilizar las matrices descritas arriba por tal de hacer dicha gestión.

La matriz de poder interés nos va a servir para hacer un plan de gestión más extenso y detallado para aquellos interesados clave, ya que son más importantes que los demás y seguir la estrategia propuesta según el cuadrante en el que se ha clasificado.
Gracias a la matriz de compromiso, aplicaremos la gestión necesaria para hacer que cada interesado pase del estado actual al deseado (o para mantenerlos en el estado si está ya en el deseando) con una serie de acciones específicas. 

Siguiendo el ejemplo del proyecto, se podría gestionar los jugadores gracias a esta tabla:

Click para descargar plantilla de gestión de interesados

Cómo se puede observar, esta ficha contiene mucha más información acerca del interesado en concreto, ya que puede ser bastante útil durante el seguimiento del compromiso de los interesados. En el apartado de 'Gestión del interesado' se puede ver las acciones concretas que se llevarán a cabo para hacer que los jugadores pasen a apoyar el proyecto.

Ejecución y Seguimiento de los interesados

Durante el seguimiento del proyecto, se debe controlar la participación y las expectativas de los interesados, pero, ¿como se hace esto?

Cabe decir que se tiene que realizar algún tipo de análisi para identificar posibles nuevos interesados mientras se ejecuta el proyecto y realizar el mismo proceso que se ha definido en la etapa de planificación del proyecto. Se debe tener en cuenta que también puede desaparecer uno de los interesados.

Para todos los demás, se tiene que analizar de nuevo si cada interesado sigue en el lugar adjudicado en las matrices realizadas durante la planificación y realizar las modificaciones pertinentes. Por ejemplo, se puede gestionar el compromiso de los interesados siguiendo la misa matriz propuesta anteriormente:

Click para descargar plantilla de seguimiento con la matriz de compromiso

En este caso, se ha realizado la matriz de compromiso añadiendo la variable de cómo identificamos al interesado al inicio del proyecto, ya que nos puede servir de información para saber si la aplicación de la gestión de cada interesado ha servido para algo o se tiene que realizar alguna modificación. En este ejemplo, podriamos decir que la gestión de los jugadores nos ha servido, ya que hemos conseguido llegar al estado deseado. Pero aquí no se acaba, ya que ahora tendremos que realizar las acciones pertinentes para mantenerlos en este estado y no vuelva a decaer.
En el caso de la FIFA, hemos simulado que no ha servido para nada el plan de gestión, ya que siguen desconociendo nuestro proyecto. En este caso nos planteamos cambiar ese plan por otras acciones para hacerlo eficiente y lograr la meta deseada.


Siguiendo esta sencilla guía se habrá conseguido realizar la gestión de los interesados de una forma muy sencilla y eficaz. Se tiene que tener en cuenta que esto no es cómo las matemáticas, así que se puede realizar la gestión de una forma diferente a la descrita en los pasos anteriores. Espero que os haya servido este capítulo y dejad cualquier duda en los comentarios.