Gestión del Tiempo

La Gestión de Tiempo del proyecto incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.

¿Qué es el cronograma?

El cronograma recoge todas las actividades del proyecto y cualquier otra información relacionada con el tiempo. En este "post" explicamos como esta información se estima, calcula y actualiza.

El cronograma se podría ver como una base de datos en la que se recoge toda esa información, lista de actividades, secuencias entre ellas, fecha de comienzo y fin de cada una, el esfuerzo de los miembros.
Para desarrollar el cronograma utilizaremos una herramineta de planificación como: “OpenProj”, “VisualProject”, “GanttProject”, “Microsoft Project”, “Asta Poweproject” y Open Workbench”.

 A continuación veremos todos los procesos relacionados con la gestión del tiempo.

Planficación

Planificar la gestión del cronograma

En este proceso simplemente estableceremos las políticas, procedimientos y documentación necesaria. Con el fin de poder planificar, desarrollar, dirigir y controlar el cronograma.

Este proceso es más de documentación y tomar las decisiones para obtener el cronograma. En muchos proyectos se utilizan activos de procesos de la organización que establecen una base para todos los proyectos. Pero en denifitiva, en este plan se puede establecer:

• Metodologías y herraminetas de programación a utilizar.
• Nivel de exactitud, rango aceptable para estimar la duración de las actividades.
• Unidades de medida.
• Enlaces con los procediminetos de la organización.
• Mantenimiento del modelo de programación.
• Umbrales de control.
• Reglas de medición del desempeño.
• Formato de los informes.
• Descripción de los procesos.

 Definir las actividades

Definir las actividades es el proceso de identificar y documentar cada una de las tareas con el objetivo de conseguir los entregables del proyecto. Lo que haremos será desglosar los paquetes de la EDT/EWS en tareas.
Para cada una de las tareas podriamos crear un tabla de registro (tabla 1). Para este proceso solo es necesario obtener: identificador de la tarea, nombre general, descripción detallada. Los otros campos de la tabla no los tendremos en cuenta, los obtendremos en los siguientes procesos.

(TABLA 1) Clic para descargar la plantilla de registro de actividades

Y finalmente el listado de hitos. Que serán los puntos de verificación o eventos importantes dentro del proyecto.

Secuenciar las actividades

En este punto determinaremos las dependencias entre las tareas, la relación entre las distintas tareas y la secuéncia en que se ejecutarán. Todas las actividades del proyecto tienen como mínimo 1 tareas predecesora y otra sucesora, menos la última y la primera tarea.
Importante saber, normalment la primera tarea y la última son hitos, así todas las actividades tendrán relación entre sí.

Vamos a lo importante!
(PDM) Diagramación de precedencia, es un método para crear un diagrama de red donde los nodos son la tareas y las flechas sus dependencias. Las 4 tipos de relaciones las podeis encontrar en la leyenda de la tabla 1.
Cuando tengamos este diagrama podremos rellenar los campos succesor y predecesor de la tabla 1.

Estimar los recursos de las actividades

Para cada actividad estimaremos la cantidad de recursos, es decir, personas/equipos y materiales que utilizaremos. Se tendrá que tener en cuenta cuando estarán disponibles estos recursos, recordad, para eso tenemos el plan de adquisisciones y el plan de recursos.

Estimar la duración de las actividades

Este proceso es el que requiere más esfuerzo, tendremos que estimar la duración de cada una de las tareas. Es importante utilizar toda la información obtenida hasta ahora para ahcer una buena estimación ya que utilizar una cantidad de recursos u otros puede modificar mucho la duración de esta.

Ahora, ¿Cómo estimamos la duración? Existen diferentes métodos:

• Los miembros del equipo con más experiéncia pueden ayudar bastante ha hacer la estimación.
• También podemos usar históricos de otros proyectos.
• Estimación por tres valores.  Más probable (B), Optimista (A), Pesimista (C), Esperada (M). Donde  daremos valores a A,B y C. A la duración más optmista, B la duración más probable y C la peor.

          Y la formula es: M= (A+ 4*B + C) / 6

• Importante analizar las reservas, agregaremos un tiempo extra adicional a las estimaciones. Con el objetivo de cumplir el cronograma.

Desarrollar el Cronograma

Desarrollar el cronograma es integrar todos los procesos anteriores, definir, secuenciar y estimar por tal de crear el cronograma del proyecto. En este punto utilizaremos la herramineta de planificación elegida y introduciremos toda esta información, una buena herramineta nos puede ayudar a estimar costos, permitiendo introducir los recursos asociados a las tareas y sus costos.

De este proceso obtendremos el cronograma, la línia base y los datos del cronograma.

Monitoreo y control

Controlar el Cronograma

En este proceso controlaremos la ejecución del cronograma, y controlar los cambios en la línia base. En este control haremos:

• Mediante el trabajo entregado y aceptado controlaremos donde nos encontramos en el cronograma y si lo cumplimos.
• Corregir y mejorar procesos si fuera necesario. También podemos registrar lecciones aprendidas.
• Priorizar trabajo pendiente.
• Controlar que el cronograma ha cambiado y implementar los cambios así como suceden.

Para mejorar el rendimineto del cronograma y solicitar cambios acudiremos al proceso de "realizar el control integrado de cambios".